第一章 总则

第一条 为规范中华慈善总会（以下简称“总会”）合同管理行为，防范法律风险，维护各方合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》及相关行政法规及《中华慈善总会章程》等内部制度，制定本办法。

第二条 本办法所称合同，是指总会对外签订的各类书面协议，包括捐赠协议、合作协议、服务合同、租赁合同、采购合同等。

各分支机构、直属单位所涉合同，均适用本办法。

劳动合同、劳务合同。由人力资源管理部门另行制定。

第三条 合同管理遵循合法合规、权责统一、风险可控的原则，合同内容应当符合慈善宗旨及总会业务范围。

第四条 总会建立覆盖合同起草、审批、签订、履行、归档的全流程管理机制，以服务慈善项目顺利实施。

第二章 职责分工

第五条 各部门职责：

（一）各承办部室：作为合同管理的第一责任人，牵头组织合同前期工作、合作方尽职调查、合同起草、履行跟踪、材料归档及纠纷初步处理。对合作方及合同的真实性、合同内容合规性、履约结果等承担直接管理责任。

（二）合规监管部：负责合同范本制定，对合同进行合法性审核、提供法律意见。参与合同纠纷处理，指导各部门合同管理工作。

（三）财务部：负责审核合同涉及的资金预算、支付条件、收款账户等条款内容，根据合同约定办理资金收付，做好财务核算与凭证留存。

（四）办公厅：负责合同用印管理、电子合同存证、合同档案归档，必要时协助办理合同审批流程中的文书传递。

第六条 涉及重大事项的合同根据相关程序由会长办公会审批。重大事项的具体标准按总会相关制度执行。

第三章 合同的订立与审批

第七条 承办部室在发起合同前，应对合作方进行主体资格核查：

（一）合作方为法人的，需核查其营业执照或登记证书、法定代表人身份证明、相关资质证书等。

（二）合作方为自然人的，需核查其身份证明，明确联系方式与住所地等。

（三）涉及捐赠、涉外合作、重大投资的，还需确认合作方决策程序文件、权属证明（如捐赠财产有权处分证明）、无违法违规记录证明等相关信息。

（四）与政府部门、事业单位、已连续合作满两年且履约记录良好的合作方，可简化核查材料。

第八条 涉及项目类的合同应优先使用合规监管部统一制定的范本合同。

第九条 无范本的，由承办部室结合合作的实际情况起草，内容需完整明确，至少包含以下核心条款：

（一）各方基本信息（例如：名称、姓名、身份证号、统一社会信用代码、住所、联系方式、授权代表等）；

（二）合同标的、目的及合作内容（如：捐赠款物明细、项目范围、服务标准等）；

（三）履行期限、方式、地点及进度要求；

（四）资金或财产的交付、使用及管理要求（含捐赠财产用途、收款账户信息、付款方式、付款条件、运输责任划分等），涉及合作开发、宣传材料制作等合同的，应明确知识产权归属；

（五）各方权利与义务，明确总会对合作项目的监督、评估权限；

（六）违约责任、不可抗力及争议解决方式；

（七）合同变更、解除的条件与程序；

（八）合同生效条件、签署方式及份数。

第十条 合作方提供制式范本且无法修改的，承办部室应对照前条核心条款进行审核，关键内容不缺失、不损害总会权益，并将审核情况在审批中说明。

第十一条 各承办部室对外签署合同，应当按照总会合同审批流程执行。

第十二条 合同需由总会法定代表人签署。

第十三条 签署后的合同需加盖总会公章。合同份数根据实际需要确定，原则上总会办公厅留存原件一份，涉及资金收付的财务部留存原件一份。如合同涉及捐赠资产交付的，项目实施部室亦应留存原件或经核对的复印件。

特殊情况下，仅有一份原件的，由办公厅与财务部协商确定原件保管部门，另一部门留存复印件，并在复印件首页显著位置注明原件存档部门及存档编号，保证可追溯。

第四章 合同的履行、变更与解除

第十四条 承办部室为合同履行的责任主体，负责跟踪履行进度，发现异常情况应向相关领导、合规监管部、财务部及时通报。

重大合同应按合同履行情况组织验收；一般合同以资金拨付凭证、执行反馈等作为履行依据，不强制单独形成验收报告。

第十五条 为应对重大突发事件签订的合同，经合规监管部初审后，可简化审批流程，但须在合同签订后15个工作日内补办相关手续。

第十六条 合同需变更或解除的，由承办部室发起申请，说明理由并附相关证明材料，依相关程序审批后与合作方签订书面补充协议或解除协议。

第十七条 捐赠人因经济状况显著恶化，严重影响其生产经营或者家庭生活，无法履行捐赠义务的，可向总会提交书面说明及相关证明材料。承办部室收到材料后，应会同合规监管部、财务部进行审核。经审核属实的，可依照相关法律法规规定办理解除捐赠协议手续。

第五章 合同归档与信息公开

第十八条 合同履行完毕后，承办部室应根据合同性质分类归档：

（一）慈善项目或专项基金运行下的合同

承办部室应在合同履行完毕后，按照《中华慈善总会慈善项目管理办法》和《中华慈善总会项目管理规程》中关于项目档案的相关要求，将合同及相关材料整理归档。合同原件的保管部门，按本办法第十三条执行。

（二）一次性慈善活动类合同

承办部室应在合同履行完毕后30个工作日内，将以下材料整理移交办公厅，按照档案管理相关规定保管：

1．合同原件及补充协议、解除协议原件；

2．审核记录；

3．合作方资质材料、尽职调查材料；

4．履行过程中的各类凭证、报表、验收报告等；

5．纠纷处理相关文件（如有）。

（三）总会运行管理类合同（如租赁、采购、服务等非慈善项目或活动类合同）

承办部室应在本类合同履行完毕后，按照总会档案管理规定及时归档。

第十九条 合同信息如需披露，按总会信息公开相关规定进行披露。

第六章 合同纠纷处理与责任追究

第二十条 合同履行过程中发生纠纷的，承办部室应立即报告，协调合规监管部协同处理：

（一）优先通过协商方式解决，达成一致的签订书面协议；

（二）协商不成的，按照合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。需委托律师代理的，由承办部室会同合规监管部办理，全程留存纠纷处理材料。

第二十一条 对存在以下行为的，追究相关部室及责任人责任；涉嫌违法的，移交司法机关处理：

（一）未经审批擅自签订、变更合同，或签订倒签、虚假合同的；

（二）尽职调查不到位，引发总会权益受损的；

（三）未及时全面履行合同引发纠纷的；

（四）泄露合同涉密信息、滥用职权、徇私舞弊的；

（五）拒绝配合审计监督或信息公开要求的。

第二十二条 对于非主观故意、情节轻微且未造成实质损失的情形，由合规监管部会同相关部门认定后，以整改为主。

第七章 附则

第二十三条 本办法未尽事宜，按照相关法律法规及总会相关规定执行。

第二十四条 本办法自发布之日起施行。