第一章 总则

第一条 为规范中华慈善总会（以下简称“总会”）的项目采购行为，提高资金使用效益，降低采购风险，促进廉政建设，根据《中华人民共和国慈善法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规规章，结合总会工作实际，制定本办法。

第二条 本办法所称采购，仅指总会基于慈善项目开展需要，以合同方式有偿取得货物、工程及服务的行为，包括购买、租赁、委托等。

本办法所称的货物，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、设备、产品等。

本办法所称的工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、修缮、拆除等。

本办法所称的服务，是指除货物和工程以外的其他采购对象，包括但不限于项目策划、宣传推广、印刷制作、会议服务、培训教育、技术开发、物流运输及第三方委托服务等。

第三条 本办法适用于总会各部门、分支机构、直属单位自行组织或委托第三方实施的所有项目采购行为。

第四条 总会采购须恪守公开、公平、公正、诚实信用及厉行节约的原则，确保程序合规透明。执行中应优先考虑国产、节能供应商，严禁化整为零。总会实行联审联批制度，强化采购行为内部责任约束与监督，并接受内审、捐赠人及社会公众的广泛监督。

第二章 组织机构与职责

第五条 总会建立权责明确、分级管理、相互监督的采购组织体系：

（一）决策机构：会长办公会；

（二）统筹与监督执行部门：合规管理委员会、合规监管部、财务部门；

（三）采购执行单位：各部门、分支机构、直属单位（统称“采购单位”）；

（四）具体责任人：采购单位负责人、采购工作人员（统称“采购小组”）。

第六条 会长办公会，作为采购工作决策机构，在理事会的授权下，负责制定和修改采购管理制度，并按权限审批重大慈善项目采购事项。

第七条 合规管理委员会，作为项目采购工作的监督机构，监督采购执行情况，并按权限对较大采购事项给出建议。

第八条 合规监管部，作为合规管理委员会的常设执行机构，负责项目采购工作的合规性审查、合同审核、制度咨询，重点核查项目采购中是否存在价格异常及程序违规等问题， 并承担委员会交办的具体事务。

第九条 总会财务部门，作为资金监管主体，负责采购项目的预算审核、资金支付控制与账务处理，确保资金使用的合规性与预算执行的准确性。

第十条 总会各部门、分支机构、直属单位作为项目采购单位，负责本单位慈善项目的采购需求编制、采购方案的拟订与报批、采购活动的具体执行及合同履约工作。

第十一条 项目采购单位负责人对慈善项目采购需求真实性、方案合规性及结果有效性承担主要责任；采购工作人员对经办工作的合规性与准确性承担直接责任。

第三章 采购实施方式及流程

第十二条 总会执行慈善项目涉及的物资、工程和服务采购，由该项目负责采购单位组织实施，实行分散采购；慈善项目捐赠协议中对办公用品供应商有特殊要求，应优先满足捐赠协议约定，并在采购方案中专项说明。

第十三条 总会采购以公开招标、邀请招标、竞争性谈判为主要方式，以询价采购、单一来源采购及小额采购为补充；同时可通过电商平台或超市采购等便捷渠道实施采购。其中，电商平台或超市采购的具体适用标准，依照本办法第二十三条、第二十六条相关规定执行。

因货物、服务特殊或协议特别约定的，只能从有限范围供应商处采购的情况，可依照本办法第二十七条规定实施委托采购。

第十四条 采购审批流程。

总会采购除小额采购外，实行事先审批制，采购单位须提交完整的采购方案，依据审批权限逐级报批，获批后方可执行。采购方案应至少包含第二十九条所列采购申请报告内容。具体审批权限根据采购金额划分如下：

（一）50万元（不含）以下：报采购部门的分管领导批准；

（二）50万元（含）至100万元（不含）：采购部门分管领导批准后，报总会合规管理委员会批准；

（三）100万元（含）以上：采购部门分管领导批准，并由总会合规管理委员会审核后，报会长办公会批准。

（四）采购项目合规审核的具体材料、流程及时限，由合规监管部按照《中华慈善总会合规监管工作规程》相关规定执行。

第十五条 项目采购的专家评审环节，应完善评估专家库，引入慈善组织代表、行业专家、财务专家等多方人员，确保评审公正性。纪委或合规监管部可对项目采购招投标过程实施监督。

第十六条 应急救援采购。总会为应对应急突发事件，所需的应急救援采购，应严格遵循国家相关法律法规及民政部临时通知执行。

鉴于其紧急性与特殊性，此类采购可不实施招标。在确保采购质量与价格公允的前提下，可简化内部审批流程，满足紧急救援需求。采购单位负责人报请分管领导批准后即可实施采购，采购完成后30个工作日内补办审批手续并完整归档。

第十七条 灾后重建采购。灾后进入重建阶段，采购活动应回归常态管理，依法属于必须招标的项目，必须履行招标程序。其他采购项目则严格按照总会既有的采购管理制度执行。

第十八条 公开招标。

同一项目，无论是单次采购或自然年计划累计采购，金额达到100万元（含）以上的，应当采用公开招标方式。

若选择招标代理机构，该机构应同时满足以下条件：

1.具有合法招标代理机构资质；

2.具有与采购项目规模相适应的专业团队；

3.近3年内无因自身原因导致招标失败或投诉成立的记录；

4.近3年内无采购代理领域的违法违规记录。招标代理机构规模及过往记录证明，以最近一期社保缴纳人数证明或经审计的年度报告等有效文件为准。

本项目公开招标的关键环节（包括但不限于招标文件编制与审核、评标专家抽取与评标过程、中标候选人公示及异议处理等）按本办法第十五条执行。项目采购单位需在招标方案中明确监督的具体介入节点，并提前与监督单位沟通监督计划；若监督单位发现招标过程中存在程序违规、利益输送等风险，有权要求暂停招标程序并整改。

第十九条 同一项目，单次或自然年计划累计采购金额在50万元（含）至100万元（不含）之间的，可根据项目特点选择采用邀请招标或竞争性谈判方式采购。

第二十条 邀请招标。

针对具有特殊性，只有少量潜在投标人可供选择，或受自然环境限制只能从有限范围的供应商处采购的项目，可以采用邀请招标的方式。

在启动邀请招标程序前，由采购单位负责人牵头组建三人以上单数的专项采购小组，报总会分管领导批准。采购小组应当从符合相应资格条件的供应商中，选择不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书，并后续负责投标文件的接收与开启。

第二十一条 竞争性谈判。

（一）符合以下条件之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：

1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；

2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

3.采用招标所需时间不能满足紧急需要的；

4.不能事先计算出价格总额的。

（二）采用竞争性谈判方式，应遵循以下程序：

1.成立谈判小组：由采购单位负责人牵头，组建三人以上单数的谈判小组，并报总会分管领导批准。

2.制定谈判文件：明确谈判程序、内容、成交标准等。

3.确定邀请名单：确定参加谈判的供应商名单。

4.组织谈判：谈判小组全员集中与单一供应商分别进行谈判。

5.确定成交供应商：谈判结束后，要求所有参加谈判的供应商在规定时间内提交最后报价，谈判小组采用最低成交原则，在符合采购需求、质量和服务相等的前提下确定成交供应商，并将结果通知所有未成交的供应商。

第二十二条 询价采购。

同一项目一次性或自然年计划累计采购金额在50万元（不含）以下、且无法在线上（超市）采购的，经总会分管领导批准，按第十四条第（一）项规定执行，可采取询价方式采购。

（一）成立询价小组：采购单位应成立由询价代表和有关人员组成的三人以上单数询价小组，负责实施询价。询价小组需明确采购项目的价格构成和成交评定标准。

（二）确定供应商名单：询价小组从符合资格条件的供应商中确定不少于三家的供应商候选名单，并向其发出询价通知书。

（三）询价与报价：询价小组应要求供应商一次性报出，并在规定的询价有效期内不得更改书面报价。

（四）确定成交供应商：询价小组根据供应商提交的加盖公章的报价单及相关资质文件进行综合评估，确定成交供应商和最终价格，并将结果通知所有参与询价的供应商。

第二十三条 电商平台和超市采购。

同一项目一次性或自然年计划累计采购金额在50万元（不含）以下，且标准化程度较高的，鼓励优先通过主流电商平台或大型超市实施。

采购应确保所比较货物的品牌、型号、规格及服务完全一致，并以不少于三家电商平台的货物页面报价截图、商品加入购物车页面截图或超市的盖章报价单作为有效比价凭证。

第二十四条 单一来源采购。

指从某一特定供应商处直接实施的采购行为。采用单一来源采购方式，必须符合本办法规定的情形，并严格履行内部决策与公示程序。

符合下列情形之一的货物、工程或服务，可以依照本办法采用单一来源方式采购：

（一）因涉及专利、专有技术，或艺术品的独家创作、特定项目的独家授权等原因，导致货物、工程或服务只能从唯一供应商处获取的；

（二）发生不可预见的紧急情况（如自然灾害、公共卫生事件等），采用公开招标或其他竞争性采购方式无法满足项目紧急时限要求的；

（三）为保证原有项目的一致性或者服务配套要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

第二十五条 采用单一来源采购方式，必须履行以下审批程序：

（一）采购单位应提交单一来源采购申请报告，全面阐述采购内容、适用单一来源采购的具体理由，供应商的唯一性论证、竞争优势分析及价格公允性分析等内容。

（二）采购单位应组织与特定供应商进行价格磋商，并基于市场可比价格开展成本效益分析，确保采购价格公允合理。可协调财务部提供支持，合规监管履行监督职责。

（三）根据采购预算金额履行内部审批程序。所有通过单一来源采购方式实施的采购项目，应在年度工作报告中向社会公开。在采购合同签订后30个工作日内，在总会官方网站进行事后公示，公示内容应包括：

1.采购项目名称及内容；

2.唯一供应商名称；

3.采用单一来源采购方式的必要性及理由说明；

4.最终确定的采购金额。

第二十六条 小额采购。

（一）适用范围与定义

本办法所称小额采购，是指慈善项目单项或同批采购预算金额在3万元（不含）以下的货物、工程和服务采购活动。小额采购应当遵循简便高效原则，实行报备制管理，强化规范监督。采购单位对采购需求的必要性、实施过程的合规性及采购结果的有效性承担主体责任。

（二）实施方式

采购单位应根据采购项目的具体特点，选择以下方式组织实施：

1.平台采购：标准化货物鼓励优先通过电商平台下单采购。

2.框架协议采购：已有总会统一签订的框架协议或定点供应商的，按协议价格直接采购。

3.简易比价采购：无协议且非完全标准化的货物或服务应至少获取三家供应商出具书面报价或方案，并进行综合比选。比价记录形式包括：

（1）加盖公章的正式报价单或供应商本人签字确认的报价文件；

（2）供应商官方邮箱发出的报价电子邮件；

（3）内容完整、身份可溯的即时通讯记录截图；

（4）经第二人复核的电话询价记录；

（5）附资料来源索引的市场调研与比价说明（如网址截图、名片照片、摊位号记录等）。

（三）审批备案程序

1.采购资金拨款审批前须填写《中华慈善总会小额采购备案表》（附件一，以下简称《备案表》）。

2.《备案表》提交合规监管部进行备案。合规监管部对材料进行完整性核对并反馈。

（四）执行与支付

1.备案后及时与供应商签订合同或订单。

2.支付时财务部门需审核《备案表》及相关材料的完备性，通过后方可支付。

（五）档案管理

所有采购过程记录（包括但不限于备案表、比价记录、合同、验收凭证等）须作为支付凭证附件，由财务部门统一归档备查。

（六）特别规定

1.严禁将同一采购项目人为拆分规避审批。

2.特殊采购难以满足“至少三家供应商比价”时，须专项说明理由并提供价格公允性依据，经单位负责人签字确认。必要时按询价采购等规定执行。

第二十七条 委托采购。

采购单位根据情况，经总会部门分管领导批准，可委托第三方机构采购。

委托的第三方机构需具备合法资质，且近3年内无采购领域违法违规记录。协议应包括委托事项范围、服务费标准等，并同步向合规监管部报备。

委托采购应严格遵守总会采购管理规定。

第二十八条 总会的项目采购行为，采购价格均应控制，节约高效地使用慈善财产，遵循以下原则：

（一）特种货物采购价格不高于同期市场公开价格；

（二）普通货物采购价格不高于同期市场平均价格；

（三）具有时间敏感性的货物，采购价格以实施采购时的平均市场价格为准；

（四）工程和服务类采购价格应不高于当地市场平均价格。

第二十九条 采购执行纪律。

采购单位应严格按照采购预算金额及对应的审批权限组织实施采购，不得将采购项目化整为零，人为拆分招标，规避招标投标相关规定，或采取其他任何方式变相降低采购管理要求。

第四章 合同签订与履行

第三十条 采购文件与结算管理。

采购单位办理结算报销时，应将本办法要求的完整采购文件一并提交财务部审核、存档。财务部门应根据本办法规定的相应采购程序要求，履行支付前的最终审核责任。

采购文件根据采购方式不同，可包括采购申请报告、请款报告、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明及其他合规监管部要求提交相关文件资料。

采购申请报告至少应当包含以下内容：

（一）采购项目类别、产品名称、规格、数量、单价及总金额。

（二）采购项目预算、资金构成与预算金额。

（三）采购方式须说明原因。

（四）邀请和选择供应商的条件与原因。

（五）评标标准及确定中标人的依据。

第三十一条 采购单位应在规定期限内与中标或成交供应商签订书面合同。合同内容应明确具体权利义务。

第三十二条 采购单位负责合同的履行，包括物资的验收和入库、服务的确认等。

第三十三条 符合下列情形之一的采购项目为重要采购项目，应成立联合验收小组进行验收：

（一）单项合同金额在100万元（含）以上的；

（二）技术复杂或专业性强的；

（三）涉及公共安全或社会关注度高的；

（四）采用单一来源方式采购的；

（五）总会合规监管委员会认为必要的。

联合验收小组由采购单位牵头，成员须包括合规、财务及其他必要部门代表，必要时可邀请监事参与，人数为三人以上单数。验收后应共同填写并签署验收确认单。验收过程的所有文件应完整归档。

第五章 档案管理与信息公开

第三十四条 采购活动中的所有文件，应由采购单位和财务部妥善保管，保存期限按国家档案管理规定执行。

单一来源采购的相关文件，应作为重要业务档案妥善保管，以备审计和查验。

第三十五条 采购单位应协调总会负责信息公开的部门配合，履行信息公开相关工作，按照《慈善法》及相关规定，及时向社会公开重要采购项目的相关信息，接受社会监督。公开内容按照相关信息公开制度及本办法第二十五条执行。

第六章 监督检查与责任追究

第三十六条 采购小组在采购活动中，必须严格遵守相关法律法规及总会内部管理制度。严禁利用采购职权索取或收受供应商、代理机构等相关方的财物、回扣、礼金、有价证券及其他不正当利益；严禁接受可能影响采购公正的宴请、旅游、娱乐等活动安排；严禁与供应商串通围标、串标，或为特定供应商量身定制采购条件、排斥潜在合格供应商；严禁泄露采购项目预算、评标标准、供应商信息等涉密内容。

第三十七条 关联风险自查与廉洁义务。

（一）采购小组在采购实施前，应主动识别与本次采购活动相关的潜在利益关系，包括但不限于捐赠方与受益方、捐赠方与候选供应商、各候选供应商之间、供应商与采购小组及其近亲属之间的关联关系。采购小组须签署《中华慈善总会采购关联性风险核查确认书》（附件二），对已履行主动识别义务、所披露信息属实、且无隐瞒利益关系作出书面承诺。该确认书应作为采购文件的重要组成部分，随采购申请报告一并提交归档。

（二）采购小组需履行个人廉洁承诺，如实记录采购过程、留存相关资料，主动报告与本次采购活动相关的潜在利益关系并申请回避；接受总会审计、纪检部门及上级主管单位的监督检查。

（三）若违反本条款及相关规定，一经查实，总会将视情节轻重给予通报批评、岗位调整、经济处罚等处分；若涉嫌违法犯罪，将移送司法机关处理，追究其法律责任。

第三十八条 合规管理委员会可根据工作实际需要，适时组织开展采购活动监督检查，重点监督以下事项：

（一）遵守国家法律法规、规章情况。

（二）执行总会采购管理规定情况。

（三）受理采购投诉及处理情况。

（四）查处采购工作中的违法违纪案件。

对违反本办法规定的行为，应及时纠正并追究相关人员责任。

第三十九条 任何单位和个人均有权对总会采购活动中的违法违规行为进行投诉和举报。

第七章 附则

第四十条 《中华慈善总会小额采购备案表》《中华慈善总会采购关联性风险核查确认书》作为本办法附件。

第四十一条 总会机关行政办公用品、工会用品等非项目采购的管理规程另行制定，不适用本办法。

第四十二条 本办法自发布之日起施行。2024年1月1日发布的《中华慈善总会采购管理规定》（中慈发〔2024〕1号）同时废止。此前总会发布的相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。