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政策法规

中华慈善总会档案管理暂行办法

(自2009年9月1日起施行)

第一章  总   则

第一条  为规范中华慈善总会(以下简称总会)的档案管理工作,更好地为各项业务工作服务,依据国家相关法律、法规和民政部有关规定,制定本办法。

第二条  本办法所称档案,是指总会在履行职能活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录资料。

第三条  办公厅是总会档案管理的职能部门,负责总会档案的管理、监督、检查工作。保证总会档案的完整、准确、安全和有效利用。


第二章  归档范围与保管期限

第四条  归档范围

(一)中央党政机关、人民团体及领导人对总会工作的重要批示、讲话、题词及相关声像资料。

(二)上级机关和主管部门下发、转发的各类文件、条例、条令等法律、法规性文件。

(三)上级机关和主管部门交总会办理或总会参与办理的全国人大、政协的议案、建议、提案,包括办理、调查、答复、处理的相关文件材料。

(四)总会召开会员代表大会、理事会、常务理事会的全套文件和音像资料;会长办公会议纪要;中慈文及附属文件;总会召开的各类重要工作会议、座谈会、研讨会及专业会议的会议文件和声像资料。

(五)总会向上级机关的请示、报告及上级机关的批复;总会制发、转发及与其他单位联合颁发的各种文件签发稿件;总会团体会员的请示、报告及总会的批复。    

(六)总会制定的各项规章制度;总会各委、部、办在业务活动中形成的重要文件(包括请示、报告、合同、协议等)和声像资料。

(七)总会领导在工作中形成的重要文、电、信函及声像资料;重要的人民来信、来访材料及处理过程中形成的文件材料。

第五条  档案保管期限

本办法第四条中除第六、第七两项内容为长期(20年)保存外,其他档案资料均为永久性保存。


第三章  立卷归档与查阅办法

第六条  档案材料分别按照项目实施始终和其它年度性文书收集整理,保持其连续性和完整性。破损件要托裱修补、模糊不清的要附抄件。

第七条  当年文档均由各部门负责收集整理,列出目录清单,于次年3月底前移交办公厅,并办理交接手续。        

第八条  档案由办公厅负责收集、整理和立卷,各部门原则上不再保存应归档的文件资料。办公厅指定专人保管,并保证业务部门随时查阅需要。

第九条  总会内部人员查、借阅档案要办理查、借阅手续,并经部门负责人批准。外单位查阅总会档案,凭介绍信并经总会领导批准方可查阅。查阅档案原则上在总会档案室进行,如有特殊情况需带出档案室查阅的,应在当天下班前交还档案室。总会档案一律不得借出会外。


附件:

中华慈善总会各部、室文件归档内容

一、办公厅

(一)中央党政机关、人民团体及领导人对总会工作的重要批示、指示、讲话及相关资料。办公厅承办的与机关有关的议案、提案及重要事项资料。

(二)总会历届会员代表大会、理事会、常务理事会文件和相关资料,会长办公会纪要,由办公厅主要承办的总会重要会议和活动的相关资料。

(三)办公厅承办的总会外发和下发的带文号的各类文、函件。

(四)总会团体会员和名誉、荣誉称号授予的相关文件和资料。

(五)办公厅承办制定的总会规章制度。

(六)各类协议及其它有关总会参与、协调的重要事宜的资料。

二、筹募部、项目部

(一)部门承办的与业务工作有关的会领导及会外各级领导的批示、指示和重要讲话。

(二)部门组织承办的项目、活动的综合资料,包括:立项报告、合作协议、合同及重要会议资料等。(项目和活动中的具体事务性详细资料由部门自行保存,不作为档案上交)。

(三)部门承办的以总会名义外发、下发的带文号的文、函件。

(四)部门承办制定的有关本部门及总会的规章制度。

(五)总会及会外各级领导参与、参加部门组织承办的重要项目和活动的资料。

三、外联部

除按筹募、项目部等业务部门整理上交内容归档外,还要整理总会组团出国(境)及接待国(境)外来访团的综合资料。

四、财务部

(一)会计凭证类:原始凭证、记帐凭证、汇总凭证,其他凭证。

(二)会计账簿类:总账、明细账,日记账,其他会计账薄。

(三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告、审计报告,其他财务报告。

(四)其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单、其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册。

五、新闻办公室

(一)总会主要领导人撰写和修改的重要稿件原稿。  

(二)总会定稿发表的新闻通稿、回复媒体采访的原稿和改样。

(三)总会及新闻媒体拍摄录制的关于总会重大活动的录音、照片、录像资料。

(四)各新闻单位关于总会重要项目、活动、事件的相关报道。

(五)《慈善》杂志综合资料(合订本)。

(六)《中华慈善年鉴》。